"טובעים במספרים"– מוצפים במידע אך רעבים לחכמה

מכירים את התחושה הזו שאתם מתחילים עוד יום עבודה מאתגר והנושא הכמותי "מתקיף" אתכם מכל עבר והופך מכלי ניהולי לכמעט-מטרד?

אתם מרגישים מוצפים במידע ונתונים, מתוסכלים מכך שאין שום סיכוי שתוכלו להכיל את מרחב הידע שהם פורסים, במסגרת מגבלות הזמן שיש לכם מול אוסף המשימות והאתגרים.

כשקולגה קופץ אליכם למשרד לסמול טוק אתם מעיפים מבט בתיבת הדואר הנכנס האין-סופית-תמיד ועושים פעולה סמי-אוטומטית, לא מורגשת כמעט, של מחיקת דו"ח אחד או יותר, מאלו שאתם מקבלים מדיי יום ולא פתחתם מעולם.

יש דו"חות שנשלחים אליכם שאתם כן פותחים, בוהים בהם לרגע וסוגרים, כי אין בהם שום מידע מעניין או מחדש. אתם תוהים לעיתים ביניכם לבין עצמכם, כמה זמן הושקע בהפקת המידע לעומת הערך המוסף שהוא נותן, והאם לא הגיע הזמן לבחון את הנחיצות שלו ואת הפורמט.

כמה פעמים מצאתם את עצמכם יושבים מול מספר דו"חות ומצגות, הפתוחים במקביל ומנסים להצליב נתונים כדי להפיק תובנות? או אז עולה בראשכם השאלה המתבקשת "למה לא בודקים את הקשר בין מדד א' לב'?" וכשאתם שואלים, התשובה היא בסגנון "הנתונים מגיעים ממערכות שונות והמאמץ הנדרש להשקיע כדי לעשות אנטגרציה הוא גדול ו"נפל" בתעדוף המשאבים..."

אתם משתתפים בישיבות ביצועים תקופתיות, בהן מוצגים מדדים רבים, רשימה כמעט אינסופית של עשרות מדדים ונעים בכסא באי נוחות, כל פעם מסיבה אחרת:

• אתם מסתכלים על מדד כלשהוא ואין לכם מושג איך המדד הזה חושב ולכן מה הוא משקף
• אתם מתעצבנים כאשר בדיווח על הפעילות שלכם מוצגים מדדים סותרים
• אתם מוחים כאשר מוצגים מדדים המשקפים היבט אחד של הפעילות שלכם ומציירים מגמת הרעה, ללא התיחסות להיבטים נוספים,המסבירים מגמה זו
• ועוד...

ובסופו של דבר,בסיום סקירת רשימת המדדים הארוכה,אתם מגלים שאין לכם תובנות חדשות, שאין תמונה בהירה של המגמות ושאתם "טובעים במספרים אך רעבים לחוכמה"..

אם אתם עובדים או עבדתם בעבר בתפקיד ניהולי מהזוטר ועד הבכיר ביותר, במערך שירות או תפעול, אני משוכנעת שהדברים מוכרים לרובכם היטב.

כמי שהיתה חלק וליוותה מערכי שירות ותפעול בארגונים רבים, המתאפיינים בריבוי מידע ונתונים מסוגים שונים, המופקים ממספר מערכות ובחנה את נושא המדידה, הבקרה והדיווח מקרוב, אני יכולה להצביע על שבע טעויות נפוצות שחוזרות במרבית הארגונים:
טעות מספר 1: ריבוי מדדים, לא תמיד המדדים המרכזיים, חלקם סותרים זה את זה ויוצרים עומס ומיסוך
טעות מס' 2: אין בהירות מספקת לגורמים הנמדדים מה מודדים, איך מודדים ומהי המוטיבציה למדידה, עובדה היוצרת התנגדויות / חוסר הבנה / פרשנות לא נכונה
טעות מס'3: שימוש במדדים ש"דוחפים" לצורת עבודה מסויימת, שלעיתים אינה עולה בקנה אחד עם טובת הלקוחות
טעות מספר 4: ריבוי דו"חות מסוגים שונים חלקם סמי-ידניים (ריבוי משאבים מושקעים בהפקת הנתונים והדוחות), אין כלי מרכזי לדיווח
טעות מס' 5: אין מספיק אינטגרציה של נתונים ממערכות / עולמות שונים 
טעות מס' 6: רשימות תפוצה רחבות ולא רלוונטיות בחלקן
טעות מס' 7: השימוש הניהולי בנתונים אינו מספיק אפקטיבי.

טעויות אלו משקפות מצב בו More is Less: משיגים תוצאות נמוכות עד בינוניות בהשקעה של משאבים רבים.

איך אפשר לעשות את זה אחרת?

חישבו על More for Less: איך מפיקים יותר ידע, תובנות, מגמות, הישגים וצמיחה, בהשקעה של פחות משאבים וזמן באיסוף,עיבוד וניתוח המידע והגשתו למנהלים?

ה –switch דורש חשיבה, תכנון, שדרוג הכלים (כלומר...תקציב) והובלה.
הוא כרוך בבחירת פלטפורמה מתאימה, איפיון מפורט, התגברות על חריגים, בדיקות קבלה קפדניות ופעילות הטמעה לא פשוטה שמהותה פרידה מהמוכר והקניית הרגלים חדשים.
השקעה רבה אך משתלמת, שמעלה את הארגון ואת יכולת הניהול שלו ליגה.

הייתי חלק וליוויתי ארגונים שעושים את זה נכון ובכך שידרגו את היכולת שלהם לקבל תמונת מצב מלאה ואפקטיבית של הפעילות אותה הם מנהלים, כבסיס לתהליכי קבלת החלטות מושכלות בזמן אמת וככלי ניהולי מהמדרגה הראשונה.

אלו ארגונים שהשכילו לבנות סט מדדים מצומצם ואפקטיבי שפורס את מרחב הפעילות בצורה מלאה וממוקדת והפכו את המדדים לחלק מהשפה הארגונית. שבוחנים כל העת מגמות במקום להתמקד בכאן ובעכשיו.

ארגונים אלו השכילו להשקיע במערכת דיווח מרכזית שיש לה מופעים שונים המותאמים לבעלי התפקידים השונים ושקיימות בה יכולות תחקור מיידות של הביצועים, על ידי ביצוע חיתוכים והצלבות של משתנים מסבירים.

באמצעות פלטפורמה זו מתבצעת גם אינטגרציה של נתונים המאפשרת ניתוח מציאות רב מימדי. על בסיס תשתיות מדידה נכונות שבנו, ארגונים אלו עושים שימוש חכם במדידה בניהול היומיומי, בתהליכי הבקרה והמשוב: העובדים והמנהלים חשופים למידע הרלוונטי, בתדירות הנכונה, באופן שנוטע בהם מוטיבציה ומאפשר להם לראות קשר ישיר בין ההשקעה לביצועים שלהם.

והיכן אתם ממוקמים כיום בגזרת המדידה והבקרה?

האם אתם עדיין עושים את מרבית הטעויות שמניתי למעלה?
האם אתם בדרך למדידה "חכמה" ואפקטיבית?
או שאתם כבר "שם" ונהנים מהערכים המוספים שהיא מקנה לכם?